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Dépenses & commandes

Depuis le 4 janvier 1999, la commune s'est dotée d'un programme de gestion informatique de traitement des demandes d'approvisionnement. Ainsi, plus aucun document physique de bon de commande ne circule à l'intérieur de l'administration. Tout est numérisé, jusqu'aux signatures des délégués du collège !
De même, lorsque le fournisseur expédie sa facture, celle-ci est directement scannée, pour transiter chez les responsables, afin qu'ils y apposent leur accord.

Buts poursuivis par l'expérience développée à Seneffe

  • Réduire la durée du cycle administratif;
  • Sécuriser le cycle des achats depuis la demande d'approvisionnement jusqu'au paiement du fournisseur;
  • Établir des procédures spécifiques et adaptées à chaque service de l'administration ;
  • Supprimer les inconvénients liés à l'éloignement géographique des services;
  • Assurer une visibilité du traitement des demandes;
  • Définir le rôle de chacun et leurs tâches.

Fonctionnement du système

  1. Établissement du bon de commande
  • Procédure automatisée d'approbation des demandes d'approvisionnement, tenant compte des spécificités de chaque service
  • Écran d'encodage commun
  • Menus déroulants :
    • Fichier des fournisseurs
    • Fichier d'adresses de livraisons
    • Fichier des articles budgétaires
  • Signatures électroniques
  • Support à la N.C.C.
  • Possibilité d'ajouts de commentaires et d'envoi d'e-mail

  1. Établissement du bon de commande
Au choix du service :
  • Par courrier postal
  • Via un serveur de fax informatique
  • Par e-mail

  1. Livraison de la marchandise

  1. Réception de la facture et traitement de la facture au service des finances
  • La facture est digitalisée et attachée au bon de commande informatique
  • Imputation comptable

  1. Approbation de la facture
  • Transfert automatique de la facture, accompagnée du bon de commande, au service demandeur
  • Approbation/refus du gestionnaire par simple « clic »
  • Retour automatique au service des finances

  1. Mandatement et paiement

Grâce à notre procédure informatique, ce schéma est réalisé à l'administration communale de Seneffe en moins d'une semaine!
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Nous pouvons vous organiser une visite sur site.