Dépenses

Depuis le 4 janvier 1999, la commune s'est dotée d'un programme de gestion informatique de traitement des demandes d'approvisionnement. Ainsi, plus aucun document physique de bon de commande ne circule à l'intérieur de l'administration. Tout est numérisé, jusqu'aux signatures des délégués du collège !
De même, lorsque le fournisseur expédie sa facture, celle-ci est directement scannée, pour transiter chez les responsables, afin qu'ils y apposent leur accord

Buts poursuivis par l'expérience développée à Seneffe

• Réduire la durée du cycle administratif;
• Sécuriser le cycle des achats depuis la demande d'approvisionnement jusqu'au paiement du fournisseur;
• Établir des procédures spécifiques et adaptées à chaque service de l'administration ;
• Supprimer les inconvénients liés à l'éloignement géographique des services;
• Assurer une visibilité du traitement des demandes;
• Définir le rôle de chacun et leurs tâches.

Fonctionnement du système

1. Établissement du bon de commande

• Procédure automatisée d'approbation des demandes d'approvisionnement, tenant compte des spécificités de chaque service
• Écran d'encodage commun
• Menus déroulants :
  - Fichier des fournisseurs
  - Fichier d'adresses de livraisons
  - Fichier des articles budgétaires
• Signatures électroniques
• Support à la N.C.C.
• Possibilité d'ajouts de commentaires et d'envoi d'e-mail

2.Établissement du bon de commande

Au choix du service :

• Par courrier postal
• Via un serveur de fax informatique
• Par e-mail

3. Livraison de la marchandise

4. Réception de la facture et traitement de la facture au service des finances

• La facture est digitalisée et attachée au bon de commande informatique
• Imputation comptable

5. Approbation de la facture

• Transfert automatique de la facture, accompagnée du bon de commande, au service demandeur
• Approbation/refus du gestionnaire par simple « clic »
• Retour automatique au service des finances

6. Mandatement et paiement

Grâce à notre procédure informatique, ce schéma est réalisé à l'administration communale de Seneffe en moins d'une semaine!
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